1. Désignation
Il s’agit de la première étape. Elle est indispensable. Le comité doit décider de faire appel à nos services. Et il n’existe qu’un seul mode de décision pour un comité : le vote en séance plénière.
La jurisprudence a estimé que le vote n’était pas nécessaire si personne ne manifestait son désaccord. Nous allons tout de même décrire ici ce qui doit être fait si nous voulons tous produire un travail rigoureux. Bien sûr que vous pouvez copier-coller les textes ci-dessous !
Inscription à l’ordre du jour
Pour pouvoir voter, il faut que le sujet du vote soit inscrit à l’ordre du jour ou en lien avec un point inscrit. Pour être exhaustif, mieux vaut inscrire ce point : recours à l’assistance d’un expert comptable, en vertu de l’article L2315-78 du Code du travail, et désignation de l’expert-comptable qui assistera le comité.
Vote en séance
2 décisions doivent être prises, il faut donc procéder à 2 votes :
- le comité décide de recourir à l’assistance d’un expert-comptable en vertu de l’article L2315-78 pour aider le comité dans [ici on mettra la nature de la mission]
- le comité désigne le cabinet SACEF, sis 25 boulevard du lac, 95880 Enghien-les-Bains, pour conduire cette mission auprès du comité.
Pour chacun des deux points, le comité procède à un vote qui comptabilise les voix pour et les voix contre. L’abstention est comptabilisée comme un vote contre, alors autant voter contre :). Le président du comité (l’employeur) ne vote pas sur ces points. Je répète : le président ne vote pas.
Transmission de la désignation à l’expert
Une fois cette désignation effectuée, il faut nous prévenir. Ça paraît tout bête mais n’oublions pas que la loi fait courir les délais à partir de la désignation. Nous devons donc tous être très réactifs et perdre le moins de temps possible.
Le comité doit donc transmettre à l’expert un écrit exprimant la décision du comité :
- soit un extrait de PV s’il est prêt,
- soit un simple message informant de la décision du comité, genre « je vous confirme qu’en séance du [jour]/[mois]/[année], le comité a désigné la SACEF à la majorité de X pour et Y contre (ou à l’unanimité) pour l’assister dans [nature de la mission], conformément à l’article [numéro] du Code du travail.
Et voilà ! Vous pouvez nous envoyer ça par email, fax, télex, Minitel, pigeon voyageur, comme vous voulez. Pourvu que ce soit très rapide. Nous n’avons que 3 jours pour demander les informations à l’employeur !
2. Lettre de mission
C’est la deuxième étape cruciale. La lettre de mission décrit les travaux que nous allons mener pour conduire la mission que le comité nous a confiée. Elle comporte des mentions obligatoires, comme tout contrat, et d’autres qui sont vivement conseillées par notre Ordre.
La description des travaux est succincte et générale car nous devons pouvoir nous adapter aux informations et aux documents que nous allons rencontrer dans l’entreprise. Ne vous inquiétez pas si un point particulier n’apparaît pas, il y a de grandes chances pour qu’il soit inclus dans un point plus général.
Nous indiquons également les modalités de calcul de nos honoraires et une estimation de ceux-ci. Cette rubrique intéresse souvent les employeurs, du reste… Nous insistons sur un point : ces estimations ne constituent pas un devis.
Si la lettre de mission convient, le secrétaire du comité doit en signer 3 exemplaires :
- 1 pour le comité,
- 1 qui doit nous être retourné, par email, fax, courrier…
- 1 notifié à la direction par l’expert pour son information.
Eh oui : la direction n’est pas signataire de la lettre de mission car elle n’est pas notre client. Seul le comité a cette qualité.
L’échange de consentement sur la lettre de mission peut également se faire par un échange d’email à réception de la lettre de mission, le secrétaire peut répondre « bon pour accord » et cela suffit pour matérialiser son consentement.
En pratique, nous utilisons de plus en plus la signature électronique, plus simple, plus fiable et qui garantit à la fois l’horodatage et l’intégrité du document signé.
3. Conduite de la mission
Demandes de documents
Dès notre désignation, nous sommes très officiellement investis de la mission. Nous n’avons que 3 jours calendaires pour demander des informations à l’employeur !
Échanges avec les élus et avec la direction et construction du rapport
Nous aurons besoin d’avoir des échanges avec la direction pour collecter et expliciter les informations et avec les élus pour avoir une vision différente de l’entreprise et pour préciser les points particuliers de la mission.
Nous élaborons le rapport avec un objectif didactique afin de rendre accessible à des non-techniciens les informations qui nous sont transmises. La mission a donc une composante pédagogique importante.
Une fois terminé, le rapport est communiqué à l’ensemble des membres du comité. Oui, au président aussi.
4. Restitution de nos travaux
Présentation du rapport en préparatoire
La réunion préparatoire se tient hors de la présence de la direction. Elle nous permet d’expliquer aux élus du personnel les points essentiels ou particuliers de la mission et de préparer (d’où son nom) les interventions en plénière. Des réunions d’étapes peuvent être organisées au long de la mission. Le nombre de réunions préparatoires n’est pas limité par la loi ou la jurisprudence.
Présentation du rapport en plénière
Une réunion plénière sera organisée, postérieurement à la réunion préparatoire. Elle peut toutefois avoir lieu le même jour. Elle permet d’aborder le rapport en présence de la direction et permettre aux élus d’élaborer un échange constructif avec l’employeur et de forger un avis éclairé et motivé sur le sujet de la mission.
5. Fin de la mission
Sauf circonstances particulières, la mission sera considérée comme exécutée. Nous pourrons alors émettre notre facturation qui tiendra compte du temps effectivement consacré à cette mission.
Ceci étant dit, nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire, question, remarque, chaleureuses félicitations dont vous voudrez nous faire part. Nos missions ne se terminent jamais vraiment.