Dotation

En vertu de l’article L2325-43 du Code du travail, le comité bénéficie d’une dotation de fonctionnement versée par l’entreprise, d’un montant minimal annuel minimal de 0,2 % de la masse salariale brute, sauf dispositions plus favorables prévues par convention ou accord collectif.
La subvention de fonctionnement n’est toutefois pas due si l’employeur fait déjà bénéficier le comité d’une somme ou de moyens en personnel équivalents à 0,2 % de la masse salariale brute.

Mises à disposition

L’employeur doit en plus mettre à la disposition du comité :

un local aménagé (éclairé, chauffé et meublé),
le matériel nécessaire : ligne téléphonique, matériel de dactylographie (ordinateur) et de photocopies.

Comptabilité

Les nouvelles dispositions comptables applicables depuis la loi du 5 mars 2014 obligent le comité à présenter :

un compte de résultat des activités sociales et culturelles,
un compte de résultat des attributions économiques et professionnelles,
un bilan scindant les fonds propres entre « les activités sociales et culturelles » et « les attributions économiques et professionnelles », les excédents d’une activité ne pouvant être transférés à l’autre,
une annexe comptable normalisée.

La distinction des deux budgets se trouve donc renforcée par la présentation comptable.

Si le comité ne perçoit pas la subvention, l’employeur est tenu de lui fournir chaque année le détail des dépenses imputées sur la subvention. Seules les dépenses directement liées au fonctionnement sont imputables, en aucune manière des dépenses qui se rapporteraient aux activités sociales. (Cass. crim., 26 nov. 1991, Cass. Soc 26 sept.1989 et 10 juill. 2001, Cass. crim., 2 nov. 1990).

Notion de fonctionnement

Le terme « budget fonctionnement » du texte de loi ne doit pas être compris comme « budget pour les frais généraux du comité » sans distinction. Au contraire, ce budget a pour objet unique le financement des activités économiques et professionnelles, pas le financement direct ou indirect des activités sociales et culturelles.

Attributions économiques et professionnelles

Si le comité décide librement de l’utilisation des fonds reçus au titre de son budget de fonctionnement, celui-ci doit être utilisé exclusivement pour les attributions économiques et professionnelles du comité :

Fournitures de bureau, frais de communication téléphonique, abonnement Internet, frais postaux, etc.,
Achat de petit matériel mis à disposition des élus pour l’exercice de leurs fonctions,
Documentation économique et juridique en relation avec les attributions des élus,
Salaires et charges sociales du personnel employé par le comité pour la part concernant exclusivement le fonctionnement administratif du comité (rédaction des procès-verbaux de réunion, tenue de la comptabilité, etc.), ou prestataires assurant les travaux liés à la communication avec les salariés des seuls débats au sein du comité (prise de note et rédaction du procès-verbal de réunion),
Frais éventuels de diffusion dans l’entreprise des procès-verbaux, mission incombant au secrétaire du comité en vertu des articles L2325-20 et L2325-21, les frais d’édition de bulletins ou de journaux du comité destinés au personnel, quel que soit leur support : papier, vidéo, Internet. Attention : la communication portant sur les œuvres sociales gérées par le comité ne constitue pas des frais de fonctionnement,
Frais de diffusion des questionnaires ou de réalisation des enquêtes auprès du personnel autres que pour les activités sociales,
Formation économique et juridique des élus titulaires (frais du formateur, frais de déplacement et d’hébergement…),
Frais de déplacement des élus dans le cadre de leurs fonctions, à l’exception des déplacements liés aux activités sociales (rappelons que si la réunion résulte d’une convocation de l’employeur, quelle que soit la cause de cette réunion, donc y compris une réunion exceptionnelle à la demande de la majorité des membres du comité, les frais sont à la charge de l’entreprise, Cass. soc. 10 octobre 2002),
Assistance juridique du seul comité, une permanence juridique au bénéfice des salariés constitue une activité sociale et le coût correspondant imputé sur ce budget (si cette prestation est réalisée par le même prestataire une répartition de la charge doit comptabilisée entre les deux budgets),
Frais liés à des actions judiciaires du comité en tant que personne morale,
Expertises libres,
Prestations périodiques ou ponctuelles d’un service économique extérieur utilisé par le comité,
Expert comptable en charge de la présentation des comptes du comité, et éventuellement le ou les commissaires aux comptes certifiant les comptes du comité,

Charges non imputables

Ne constituent pas des charges imputables au budget de fonctionnement :

La prise en charge de formations syndicales ou d’abonnements à la presse syndicale,
Les « cadeaux » (t-shirt, montre, stylo, sac, valise…) même portant un logo du comité, considérés à tort comme des dépenses de communication, ces cadeaux en nature sont à rattacher aux activités sociales au même titre que les coffrets cadeaux distribués lors des évènements répertoriés par l’URSSAF. Ces cadeaux « publicitaires » offerts aux salariés suivent la règle globale des bons d’achats et cadeaux avec une limite de 5 % du plafond de la sécurité sociale par salarié et par an, hors les évènements répertoriés par l’URSSAF , la dépense n’a pas le caractère d’œuvre sociale et est donc assujettie à cotisations.
Les frais de gestion des prestataires des activités sociales et culturelles, comme les frais administratifs ou de livraison liés à l’acquisition de bons d’achat ou de chèques vacances, des frais liés à la gestion de la billetterie par un prestataire externe, des frais d’achat de billets…
Les cartes ou abonnements auprès de prestataires qui permettent des réductions ou des tarifs préférentiels sur des billetteries, des salles de sports, des spectacles…
Des prêts aux salariés,
Les salaires et charges du personnel salarié du comité affecté à la gestion des activités culturelles et sociales. Pour le personnel traitant tant l’administration du comité (frappe des PV de réunions…) que la gestion des activités (inscription à des voyages ou à des activités, vente de bons…), une répartition doit être opérée entre les deux budgets en fonction de la répartition du temps entre les deux activités,
Les frais liés aux « voyages d’étude » dans le cadre de la commission voyage ou à la visite des prestataires d’activité sociale et culturelle (village de vacances, colonie de vacances…).

Nous rappellerons que le principe de deux budgets entraîne une stricte séparation de ces derniers. Pour chaque opération il convient donc d’apprécier quel est le bénéficiaire final, direct ou indirect, de la dépense engagée. Si la dépense se rattache, même indirectement, à une activité sociale ou culturelle, elle ne peut pas être comptabilisée dans le budget de fonctionnement.

Rappel : selon la loi et la jurisprudence, le secrétaire, le trésorier ou la personne qui affecterait une partie du budget de fonctionnement aux activités sociales et culturelles s’exposerait à des sanctions pénales.